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PHP雲端ERP應付帳款模組說說

應付帳款模組對期初餘額導入在實務上非常重要, 關係應付模組導入成功的關鍵, 期初開帳可在應付憑單建立作業輸入,最好依廠商及月份製作一張應付憑單, 對往後付款沖轉有很常大的彈性, 應付帳款原始資料係由採購系統輸入進貨單、Account Payable Module退貨單後,於特定時點(廠商隨貨送發票、月結)經應付系統之應付憑單建立作業、應付憑單自動結帳作業—批次月結產生.如此設計流程較適合各中小企業付款機動性.

應付加工費原始資料係由製令託外管理系統輸入託外進貨單、託外退貨單的費用後,於特定時點(廠商隨貨送發票、月結),經應付系統之應付憑單建立作業、應付憑單自動結帳作業—批次月結產生 , 應付費用包括(庶務、固定資產購置)若統一由採購部門承辦,則其流程可相同於應付帳款,僅會計科目不同及庫存管理方式不一樣而已,若由總務單位接受各單位請、採購,則其流程可以由應付憑證直接製作付款單方式處理, 由進貨單產生之資料即產生應付廠商之貨款, 由退貨單產生之資料即應扣減應付廠商之貨款, 先由付款單產生之資料須先付廠商之訂金(先付款再產生預付單)使用,亦為日後沖抵應付款項之預付貨款,看似簡單,但實務上要如此考量才能適合各種不同狀況.

對於應付模組單據產生、使用及沖轉流程,須注意由由結帳動作產生應付憑單, 由付款單產生(也視為一種應付憑單),當支付廠商訂金未進貨時,由付款動作產生一筆付款單及預付單;預付單表示先付貨沖銷應付憑單含進貨及退貨及預付之單據,廠商之貨款、折讓及抵帳種種情況皆可在此單據處理。沖銷之應付憑單可分一次沖完及多次沖銷(所謂分次付款)。也可有一筆付款單沖銷多筆應付憑單(預付單)及多筆付款單沖銷單筆應付憑單(預付單)之作業情況.如此考量才能夠彈性適用於所謂套裝軟體模組雲端ERP.

會計單位對於會計科目設定應付帳款(預設值應進貨及退貨皆同),應付憑單產生時在貸方,屬退貨時單據仍在貸方會計科目改為原、物料或進貨退回,負值金額改為正值,類別選沖帳. 若有預付貨款,由付款單產生時在借方,進貨後與該筆應付憑單互沖轉為貸方選類別為溢付改待抵皆可, 付款即表支付廠商貨款,可能是現金、匯款、票據,或可能有現金折扣、價差、尾折、抵帳等。支付現金,會計科目一定在貸方,若有收差額才借方,會計科目為現金選類別為一般。電匯付款,會計科目一定在貸方是銀行存款選類別為一般。支付廠商票據(支票、匯票、本票),會計科目一定在貸方,會計科目為應付票據選類別為票據。

另外中小企業最喜歡現金扣%功能, 廠商給予現金折扣(扣%),會計科目一定在貸方科目為進貨折讓選類別為折讓;若能直接歸屬該批原物料亦可作貸方會計科目為原、物料選類別為一般,但須注意於庫存管理系統須特別處理該筆資料;較可行方式為直接修改進貨單之單價,可作進貨折扣收益, 價差不可作收益處理,折貨款尾數,會計科目一定在貸方,科目為進貨折讓,選類別為折讓, 若廠商與我司有交易,欲抵貨款時,則廠商可抵之金額一定在貸方,會計科目為應收帳款選類別為一般.此為付款模組實務必須要具備之概念.

關鍵字: 應付帳款模組, 中小企業, 會計科目

圖片來源: http://www.ariany.com/Applications.aspx?AppId=29

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PHP雲端ERP採購模組說說

一般中小企業一人身兼數職, 採構標準流程應該是各部門輸入請購單, 採購部門詢比議價核准後, 依廠商別拋轉採購單, 再直接由電腦傳真給廠商確認回傳, 但為符合中小企業特殊需求, 寫採購模組系統一定要有彈性, 可直接輸入採購單, 待procurement-circles廠商送貨再抛轉進貨單, 可分批進貨, 可追蹤己訂未交數量, 可將不再進貨之尾數結案, 讓採購人員適合各種流程順利操作.

另一個重點是比較有規模的中小企業, 進貨資料輸入完成, 只是暫存倉增加數量, 直正倉儲並不會同時增加庫存, 須等品管人員叫出進貨單輸入檢驗合格數量才會真正入倉, 也才有庫存可領料, 但大部份中小企業會省略這樣的程序, 只要輸入進貨單即產生入庫數量, 所以對於開發採購模組要特別注意此差異, 最好的方式是讓使用者設定要使用何種流程, 以增加雲端ERP的彈性.

採購人員非常重視詢比議價功能, 除了平時開發新廠商可輸入廠商核價單外, 進貨單倉庫輸入驗收數量同時會跳出上次廠商購買的單價, 但倉庫人員看不到單價與金額, 須採購人員再確認一下單價也有權限修改單價, 並以此價格為請款價格, 採購人員平時也非常重視商品單位, 比如庫存領料是用個單位, 但議價時買進與廠商是以公斤計算, 所以研發人員建立商品時要特別建立單位換算公式,以利採購人員整理應付單能夠非常精確.

一般企業應徵採購人員也有設定制式的能力, 採購主管比較喜歡已具備有積極的心態做好訂單跟催, 根據廠内生産能主動需要掌控供應商的交期, 對於異動交期及時通知相關單位以便應對, 對於特殊的樣品採購,做到及時準確或溝通另尋替代品, 做好請購單的核查,避免各單位的重複請購而導致的重複採購, 對不良品要及時根據生産需求聯絡供應商補貨及退換貨, 月初要對供應商上月貨款進行數量、金額的核對,就其商品數量異常、整修、品檢工時、退貨等費用予以扣除,做到帳款準確無誤,並能在10日前交予財務會計, 關切財務按時付款給供應商貨款,以確保公司的信譽。對異動付款要向供應商提前解釋,確保後期的合作關係,這些都須要採購模組系統高度配合.

關鍵字: ERP採購模組, 中小企業, 採購人員

圖片來源: http://www.civilservice.gov.uk/networks/gps

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PHP雲端ERP會計模組說說

ERP所有系統模組就屬會計模組導入電腦化, 所得到的成本效益最高,為什麼這麼說,因為不管任何行業, 會計作業流程是一樣的, 只是會計科目各個行業所用的名稱不一樣, 所以只要用半年的時間把會計弄懂, 可能在公司的專業工作可以十年不進修, 仍然可以勝任,沒有一個模組有這種特性, 會計模組改變是很常緩慢的, 最容易被電腦取代, 簡單的說想一想再過十年, 會計科目原則, 1資產2負債3股東權益4.營業收入5.營業成本6.營業費用7營業外收支8.acc-1所得稅 , 切傳票借貸法則: 資產+費用 = 負債 + 業主權益 +  收入 這些基礎是不會改變的. 但每一家公司都有一些不同想法, 把這些資料整合起來產生出想要的報表, 如何善用這個優勢, 才是會計模組成功的基本要素.

會計模組是所有ERP模組最簡單也最困難開發的模組, 因為至少有把初會搞清楚, 否則會計說什麼跟本聽不懂, 寫程式除了使用者告訴你他日常工作流程產生那些報表, 一般使用者是沒有辦法很清楚要告訴系統分析師他要的是什麼, 須要靠系統分析師的背景使識去問出所要的關鍵點, 再回饋給程式設計師, 一個初級的系統分析師會有一個盲點, 使用者告訴你什麼就寫什麼, 如果是這樣的模組開發出來是非常危險, 因為整体架構若沒有抓住系統核心, 之後使用者使用一段時間才發現這裡缺少一那裡缺席一點, 這時候要程式設計師修修補補, 又當初沒經驗, 也沒預留可擴充範圍, 很快不超過3年, 就要重新寫一套會計系統, 因為這些所花的時間比修補總合時間更快, 且更好維護.

軟體公司的優勢所在, 即在此時呈現出來, 因為一位系統分析師經過30家超過10年使用經驗的使用者告訴他之後, 自己綜合各家優點, 把主架構設計非常清楚, 且還預留可擴充的功能, 在實務訪談中, 又能補充使用者沒說到的地方, 提示是否也要加入一些別的使用者

認為非常有幫助的功能, 是否也屬公司的核心報表一部份, 如此更能讓使用者放心, 展現出專業, 也就是為什麼實務經理很重要, 並不是剛畢業技術純熟, 就能開發出一個好系統, 但也有輔助辦法, 每年都有電腦軟體展, 這是收集資料的好地方, 可事先做功課, 把前5大ERP軟體公司所開發的系統, 把每套皆完整操作一次, 不知道為什麼這家要如此設計, 那家要如加此功能, 就能在電腦應用展, 找到自己想要的解答, 另外有些公司也有師徒制, 一步一步帶領新進人員, 這也是快速增長各方面專業的好方法.

圖片來源: http://rhrsolutions.in/in/web/fi_module.php